Sæson 2021/22

§1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Tølløse Badminton Club – forkortet TBC. Dens hjemsted er i Tølløse i Ny Holbæk Kommune.

§ 2 Formål

Foreningens formål er at fremme badmintonspillet for personer bosiddende i Tølløse.

§ 3 Medlemskab af organisationer

Foreningen er medlem af DGI Vestsjælland. Foreningen er desuden tilknyttet Sjællands Badminton Kreds – forkortet SBKr.

§ 4 Optagelse af medlemmer

Som medlemmer kan optages enhver person, som vil følge foreningens vedtægter.

§ 5 Kontingent

Reservation af spilletid i hele sæsonen sker ved rettidig indbetaling af kontingent. Foreningens kontingent fastsættes for et år ad gangen på generalforsamlingen. Betalingsterminer og øvrige forhold omkring kontingentet besluttes af bestyrelsen. Der betales ungdomskontingent indtil det fyldte 18. år

§ 6 Udmeldelse – eksklusion

Til gyldig udmeldelse kræves, at medlemmet ikke er i kontingentrestance. Hvis et medlem er i kontingentrestance kan bestyrelsen med mindst 14 dages varsel ekskludere vedkommende. Er et medlem i betalingsrestance for et år, så SKAL bestyrelsen ekskludere vedkommende. Ingen, som er udelukket på grund af kontingentrestance, kan igen optages som medlem, før restancen er betalt.

§ 7 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Den ordinæregeneralforsamling, der afholdes hvert år i februar/marts, indkaldes med mindst 14 dages varsel enten ved brev eller annoncering i de lokale blade. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. I sager, der ikke er på dagsordenen, kan generalforsamlingen ikke tage bindende beslutning.Forslagene skal optages som særlige punkter på dagsordenen. Stemmeret har alle aktive medlemmer over 16 år, som ikke er i kontingentrestance. Forældre kan oppebære én stemme pr. aktivt barn under 16 år, - dog kan ingen person have mere end 1 stemme. Kun medlemmer tilstede på generalforsamlingen eller som har givet skriftligt tilsagn kan nyvælges, men s genvalg kun kræver mundtligt tilsagn til bestyrelsen. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde og ikke med fuldmagt.

§ 8 Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Beretninger
3. Forelæggelse af regnskab
4. Budget og fastsættelse af kontingent
5. Indkommende forslag.
.. – Planer for det fremadrettede arbejde
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
.. –Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år. Suppleanter for et år. Der må højst vælges et medlem under 18 år.
7. Valg af revisorer
8. Eventuelt.

§ 9 Generalforsamlingens ledelse

Generalforsamlingens ledes af en dirigent som, så vidt det er muligt, vælges uden for bestyrelsens rækker. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden, dog skal skriftlig afstemning benyttes, hvis blot et medlem anmoder herom. Generalforsamlingens beslutninger indføre si en protokol, som underskrives af dirigenten.

§ 10 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, nå r 2 medlemmer af bestyrelsen, eller når mindst en tredjedel af medlemmerne skriftligt stiller krav herom overfor bestyrelsen. Generalforsamlingen afholdes senest en måned efter begæringen er fremsat. Indkaldelsen skal indeholde oplysning om emne(r), der ønskes behandlet og skal i øvrigt følge bestemmelserne i § 7, stk. 2.

§ 11 Bestyrelse

Bestyrelsen varetager foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, sekretær, seniorspilleudvalgsformand, ungdomspilleudvalgsformand og to menige medlemmer. Formand og kasserer vælges af generalforsamlingen. Formand og 2 medlemmer vælges i lige årstal, kasserer og 3 medlemmer vælges i ulige årstal. Der kan kun vælges et medlem under 18 år, og denne kan kun være menigt medlem. Herudover konstituerer bestyrelsen sig umiddelbart efter generalforsamlingen. I tilfælde, hvor et medlem af bestyrelsen træder ud af arbejdet, indtræder suppleanten i bestyrelsen og denne kan konstituere sig på ny. Bestyrelse n er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er tilstede, heriblandt formand eller kasserer. I tilfælde af stemmelighed er formandens (i dennes fravær kassererens) stemme afgørende. Sekretæren fører en beslutningsprotokol over bestyrelsens møder.

§ 12 Tegningsret

Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden. Ved økonomiske dispositioner, f.eks. låntagning, køb, salg eller pantsætning, tegnes foreningen af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer, heriblandt såvel formand som kasserer. Foreningsmedlemmer og bestyrelsen hæfter ikke personligt for foreningensdispositioner.

§ 13 Udvalg

Foreningen har to fast udvalg – seniorspilleudvalget og ungdomsspilleudvalget.
Seniorspilleudvalget, som består af mindst 3 medlemmer, har ansvaret for træning, hold og individuelle turneringer for foreningens seniorspillere.
Ungdomsspilleudvalget, som består af mindst 3 medlemmer, heraf mindst en forældrerepræsentant, har ansvaret for træning, hold og individuelle turneringer for foreningens ungdomsmedlemmer. Ansættelse af trænere skal godkendes af bestyrelsen. Herudover kan bestyrelsen nedsætte udvalg til varetagelse af nærmere bestemte opgaver, dog skal udvalgene have mindst et bestyrelsesmedlem.

§ 14 Deltagelse i turneringer og mesterskaber.

Alle foreningens medlemmer er berettiget til at deltage i turneringer under DGI og SBKr i klubbens navn, når man i øvrigt opfylder kravene til den pågældende turnering. Foreningens medlemmer må ikke uden bestyrelsens tilladelse stille op for andre klubber i turneringer m.v. Foreningens medlemmer kan deltage i klubmesterskaberne, når de ikke er kontingentrestance. Spillere, der har stillet op for andre klubber i den pågældende sæson, kan ikke deltage uden bestyrelsens tilladelse.

§ 15 Regnskab

Foreningens regnskabsår er 1. januar til 31. december. Bestyrelsen skal inden midtenaf januar afleveres driftsregnskab og status til revisorerne. Genpart af regnskabet skal være tilgængeligt for foreningens medlemmer 1 uge før den ordinære generalforsamling.Driftsregnskab og status med revisorpåtegning forelægges generalforsamlingen til godkendelse.

§ 16 Revision

På den ordinære generalforsamling vælges 1 revisor for to år af gangen, så der er 2. Disse skal hvert år i januar måned gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er tilstede. Revisorerne har desuden til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

§ 17 Vedtægtsændringer

Ændringer til vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, og forslag et er indleveret til tiden. Ændringerne træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på.

§ 18 Foreningens opløsning

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves,at mindst halvdelen af foreningens stemmeberettigede medlemmer er tilstede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke tæller mindst halvdelen af medlemmerne, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor mindst 3/4 af de afgivne stemmer er nok til at vedtage forslaget, uanset antallet af fremmødte. Ejendele og eventuel formue fordeles ved den afsluttende generalforsamling, men skal dog gå til idrætslige formål.

Tølløse den 17. august 2018

Tølløse BadmintonClub er dataansvarlig. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, som loven forskriver, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime – se bilag nederst) interesser.

De oplysninger vi opbevarer bruges primært til opkrævning af kontingent, fordeling af baner, indberetning af statistik og ved tilmelding til stævner og lign.

De oplysninger der ikke opbevares i Conventus, jf. tilmelding til stævner; (http://www.tbclub.dk/staevner.php) slettes fra TBClubs regi, straks tilmeldingen er udført.

Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. (Se bilag for nærmere præcisering af data og legitim brug heraf)

Kontaktoplysninger på den primære dataansvarlige, som sikrer, at data behandles i overensstemmelse med lovgivningen er;

Kirsten A., Andersen.
TBClub, Pilevej 51 , 4340 Tølløse
CVR: 29112223
Telefonnummer: 22993555,
E-mailadresse: ka@tbclub.dk,
Website: www.TBClub.dk

3. part som står for den fysiske sikkerhed med hensyn til data og deres opbevaring er;
Conventus • Sinding Hovedgade 3 • DK-7400 Herning • Tlf. +45 7070 1308 • www.conventus.dk.
De oplyser at de gemmer oplysninger fra en aktivitets afslutning og resten af indeværende år plus et år.

Derudover opbevares nødvendige oplysninger passivt i 3 år af hensyn til statistiks dokumentation til bl.a. kommuner. Passiv opbevaring betyder at man bl.a. ikke må sende mail eller på anden måde bruge oplysningerne aktivt. I praksis betyder det at et medlems profil bliver slettet efter indeværende år plus et år, men navn adresse og fødselsdato vil stadig kunne findes i dokumentation til statistik, ligesom det også findes i finansposteringer, hvor det skal gemmes i min. 5 år.

Bilag.

Data og brug af disse.

Legitime interesser;

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som udøvelse af idrætsaktivitet, herunder

Udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.

Brug af situationsbilleder tage t i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

Behandling af personoplysninger, data

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, holdtilmeldinger.

Telefonnumre vises kun på internettet hvis tilsagn er givet herom.

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen.

Oplysninger om ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som adresse.
telefonnummer og e-mailadresse.

Ligeledes opbevares jeres e-mailadresser hos webhoteludbyder, til videresendelse af post fra jeres TBC-e-mail adresser, som er oprettet for at beskytte jeres personlige e-mail fra at blive vist på nettet. Man kan også vælge at få direkte adgang til webmail ved henvendelse til webmaster.

Telefonnumre vises kun hvis tilsagn er givet herom.

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bank­oplysninger

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Oplysninger stammer fra;

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Videregivelse af dine personoplysninger.

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.